Классификация документов в бухгалтерском учете с примерами

Классификация документов в бухгалтерском учете с примерами

Классификация документов в бухгалтерском учете кратко будет рассмотрена в данной статье. Документом называется доказательство в письменной форме осуществления какой-либо хозяйственной операции и права на её реализацию. Качество бухгалтерского учёта детерминируется в первую очередь правильным и своевременным составлением документов. Роль последних чрезвычайно важна, поскольку именно документы служат для контролирования сохранности имущества, законности и необходимости различных хозяйственных операций. Итак, классификация документов в бухгалтерском учете для чего нужна?Классификация документов в бухгалтерском учете с примерами

Руководящие сотрудники учреждения осуществляют предварительный контроль, подписывая документ, лежащий в основе совершения какой-либо операции (например, выплата денег, приём материалов и т. п.) Когда работник подписывает документ, он автоматически становится лично ответственным за целесообразность данной операции, даёт на неё своё разрешение.

Дальнейший контроль осуществляется преимущественно посредством документальных ревизий, когда в бухгалтерии проверяются все поступающие документы, а также путём аудиторской проверки.

Документация как средство оформления операций и основание бухгалтерских записей – это одна из составных частей метода бухучёта. С ней тесно связаны и такие элементы, как инвентаризация и счета. Документы обосновывают записи произведённых операций в системе счетов, находят широкое применение при анализе хозяйственного функционирования организации, для своевременного руководства и управления деятельностью учреждения, поскольку оправдывают действия работников. Отражать в системе бухучёта проведённые операции могут только документы, оформленные в соответствии с требованиями. Они позволяют каждый день видеть движение материальных ценностей, товаров, финансовых средств.

Классификация документов в бухгалтерском учете имеет важное значение.

Поскольку операции, выполняемые в процессе финансово-хозяйственного функционирования учреждения, разнообразны, наблюдаются различия и среди документов, посредством которых происходит их оформление. Разнообразие документации также можно объяснить их отличительными признаками в учётной работе.

Чтобы выбрать наиболее приемлемую форму для оформления какой-либо операции, документы группируются в зависимости от:

  • назначения;
  • способа охвата осуществляемых операций;
  • порядка отражения операций;
  • количества учётных записей;
  • места формирования.Классификация документов в бухгалтерском учете с примерами

Организации в своей повседневной работе создают документы, охватывающие различные задачи хозяйственной, общественной, финансовой, производственной деятельности: решения, приказы, договоры, письма, протоколы, телеграммы, акты, справки, заявления и т. п.

Принципы классификации документов в бухгалтерском учете

Бухгалтерские документы классифицируются в зависимости от следующих разновидностей учёта:

  • продукты сельского хозяйства;
  • труд и его оплата;
  • материалы;
  • ведущие средства и нематериальные активы;
  • работы строительных механизмов и машин;
  • работы в капитальном строительстве;
  • работы в автотранспорте;
  • итоги инвентаризации;
  • торговые операции;
  • кассовые операции.

Управленческая деятельность фиксируется по предписанным формам разными способами соответствующей информации, и таким образом создаётся документ.Классификация документов в бухгалтерском учете с примерами

Учётные документы можно создавать как на бумажных, так и на машинных носителях. Они необходимы потому, что в течение некоторого времени на их основании можно применять нужную управленческую информацию для разнообразных целей. Важное место занимает классификация первичных документов в бухгалтерском учете.

Поскольку перед бухгалтерским учётом ставится задача полного обеспечения данными внешних и внутренних пользователей, показателей деятельности предприятия для объективного вывода об их имущественном и финансовом положении, решается она составлением необходимых документов, что вызвало серьёзный рост объёма информации и повышенные требования к её содержанию, качеству. В связи с этим необходимо назначение результативного контроля истинности учётной информации как одного из главных источников для обоснования различных управленческих решений. Именно поэтому проблема совершенствования качества документов и их оборота приобретает в настоящее время как научное, так и практическое значение. Как проводится классификация первичных учетных документов в бухгалтерском учете? Об этом далее.

Документы включают в себя обособленные элементы, или показатели, называющиеся реквизитами.Классификация документов в бухгалтерском учете с примерами

Общее количество реквизитов документа влияет на выбор его формы. Каждый документ должен отвечать определённым требованиям и задачам, поэтому важно составить его таким образом, как принято в категории, к которой он относится. С тем, насколько качественно и полно оформлена документация, напрямую связана и их юридическая, доказательная сила, поскольку они выступают свидетельством, удостоверяющим конкретные факты. Любые реквизиты делятся на обязательные и дополнительные.

Ниже приводятся требования к классификации первичных документов в бухгалтерском учете.

В состав первичных документов должны включаться такие обязательные реквизиты:

  • номинация должностей сотрудников, которые отвечают за проведение хозяйственной операции и верное её оформление;
  • личные подписи с расшифровками, включая те случаи, когда документы создаются с помощью технических вычислительных средств.

В случае необходимости в документ добавляются дополнительные реквизиты: эмблема предприятия, Государственный герб РФ, номинация вышестоящего органа, ссылка на дату и индекс входящего документа, индекс организации связи, адрес телеграфа, номер, гриф, ограничивающий доступ, визы, резолюция и т. п. Всё это включается в состав документа по усмотрению предприятия.

Реквизиты документов, расположенные в определённой последовательности, в своей совокупности носят название формуляра. Если он применяется для конкретной разновидности документов, он является типовым (к примеру, для протоколов или приказов). Подобный формуляр содержит в себе фиксированный набор реквизитов, которые располагаются в строгом порядке, их содержание и размещение определяются ГОСТом. Чаще всего встречается классификация документов бухгалтерского учета по назначению.

Любой первичный документ должен составляться в тот момент, когда производится хозяйственная операция, при невозможности выполнения данного условия оформление производится сразу после её окончания.

Активы, хозяйственные операции и различные обязательства документируются в валюте РФ (то есть в рублях) и на русском языке. В случае составления документа на другом языке, в нём должен быть построчный перевод на русский.

Как первичные, так и сводные учётные документы могут набираться на машинных и бумажных носителях. Ниже будет представлена классификация документов в бухгалтерском учете с примерами.

Документы по операциям, связанным с кредитами, финансами, денежными средствами, обязательно должны быть подписаны главным бухгалтером и руководителем предприятия или же лицами, исполняющими их обязанности и имеющими специальные полномочия. Лица, которые имеют право первой и второй подписи, прописываются в приказе по организации.
Классификация документов в бухгалтерском учете с примерами

Каждый документ управленческого типа должен удовлетворять таким требованиям: составляться по строго определённой форме и в некоторых случаях подчиняться стандартам; выпускаться компетентным органом или лицом, имеющим должностные полномочия, а также теми лицами, которым данное право предоставлено законом или директивным указанием; издаваться с целью исполнения правовых норм и не противоречить им. Классификация документов в бухгалтерском учете и их обязательные реквизиты должны контролироваться руководителем предприятия.

Тексты в документе желательно делить на две главные части. В первой отмечаются основания формирования документа, во второй изъясняются предложения, выводы, решения, просьбы, распоряжения. Если в документе содержится одна фраза, в первой его части всё равно следует указать основание создания, а во второй — непосредственно распоряжение. В некоторых случаях в документе может быть только заключительная часть, если это письмо или просьба без какого-либо пояснения. Текст документа должен быть точным и понятным.

Все бухгалтерские документы относятся к Единой системе классификации и кодирования (ЕСКК). Код выступает вместо названия и служит способом идентификации объекта. Он используется для упрощения обработки информации в первичных документах. Например, код 5002 обозначает выдачу денежных средств из кассы в подотчётной форме.

Подобные классификации являются стандартом, обязательным для исполнения всеми хозяйственными субъектами. Также большую роль в стандартизации и унификации документов играют ГОСТы, типовые проектные решения межотраслевого характера, обработка данных с использованием ЭВМ, пакеты прикладных программ.

Движение качественно обработанной исходной документации по определённым маршрутам от места формирования или появления в учреждении до сдачи в архив на хранение или отправки физическим и юридическим лицам, в них заинтересованным, называется документооборотом.

Существует классификация документов в бухгалтерском учете по назначению:

  • Оправдательные (исполнительные) – подтверждение совершения операции (квитанции, акты, накладные).
  • Распорядительные – включают в себя указание на выполнение какой-либо операции (распоряжения, платёжные поручения банку, чеки, доверенности, приказы и т. п.)
  • Бухгалтерского оформления – такие документы, которые подготавливают учётные записи (распределительные и группировочные ведомости, справки-расчёты и т. п.)
  • Комбинированные – документы с одновременным содержанием приказа и подтверждения его выполнения (расчётно-платёжная ведомость, отчёт по начислению аванса).
    Классификация документов в бухгалтерском учете с примерами
  • Первичные – оформляются для каждой хозяйственной операции в тот момент, когда она совершается (требования, кассовые ордера и т. п.).
  • Сводные – составляются с опорой на первичные документы (отчёт склада, кассира и т. д.).
  • Денежные – показывают движение денег и их наличие (облигации, чеки, кассовые ордера).
  • Материальные – содержат данные о наличии и движении принадлежащего организации имущества.
  • Расчётные – показывают расчёты предприятия с иными физическими или юридическими лицами (авансовые отчёты, платёжные поручения, расчётные чеки и т. п.).

По способу выражения хозяйственных операций и участку составления

  • Разовые – отражают одну или несколько операций в тот момент, когда они производятся (кассовые ордера, накладные).
  • Накопительные – оформляются в определённый временной период посредством накопления повторяющихся однотипных записей (например, табели учёта рабочего времени). По какому критерию еще проводится классификация бухгалтерских документов?
  • Составленные вручную.
  • Составленные с применением технического оснащения.
    Классификация документов в бухгалтерском учете с примерами
  • Внутренние – составляются непосредственно в организации (расчётно-платёжные ведомости, товарные отчёты).
  • Внешние – поступившие от иных организация (например, выписки из банка).

Документооборот является отражением организационной сложившейся в учреждении структуры управленческого аппарата. Очень важно соблюдать сроки сдачи документов, поскольку нарушение их приводит к потере ими оперативности и актуальности.

Нами рассмотрена классификация документов в бухгалтерском учете.

О admin

Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показанОбязательные для заполнения поля помечены *

*

x

Check Also

Аккредитация Сбербанком: как пройти?

Для многих российских компаний важным аспектом является принятие участия в государственных электронных торгах. Но только некоторые знают о том, что для перехода в полноправные участники ...

Рейтинг@Mail.ru